Automatické vyťažovanie údajov
Vyťažovanie faktúr je proces, pomocou ktorého sa údaje z dokumentu (faktúry), pomocou špeciálneho softvéru automaticky prepíšu do vášho účtovného softvéru. Špeciálny softvér dokáže pomocou umelej inteligencie a ďalších moderných technológií rozpoznať potrebné údaje v dokumente ako je napríklad číslo faktúry, názov obchodného partnera, dátumy na faktúre, sumy na faktúre, variabilný symbol, účet na úhradu, fakturované položky. Nezáleží na tom, či faktúru máte v elektronickej podobe (napríklad vo formáte PDF, JPG, …) alebo v papierovej podobe.
Hlavné výhody sú:
- Obrovská úspora času rýchlejším spracovaním údajov,
- úspora peňazí pri nahradení človeka strojom a
- zníženie chybovosti pri prepisovaní údajov.
Workflow
Workflow možné zjednodušenie chápať ako postupnosť krokov, počas ktorej dokumenty, alebo úlohy sú presúvané od jedného účastníka k druhému pre ďalšie spracovanie. S praktickým využitím workflow sa môžeme stretnúť pri automatizácii podnikových procesov ako celku alebo ich častí, konkrétne napríklad aj v aplikovaní schvaľovacích procesov v rámci firemných dokumentov. Ak je workflow správne nastavený, tak dokáže podporiť zjednodušenie a zrýchlenie jednotlivých úloh, čo sprehľadňuje a zároveň urýchľuje celý proces. Workflow tak predstavuje zautomatizovanie podnikového procesu. Dokumenty, informácie a úlohy sa podľa určitých pravidiel odovzdávajú od jedného účastníka k druhému.
Rýchle vyhľadávanie
Už žiadne zdĺhavé pátranie po dokumente v šuplíkoch, šanonoch či dokonca v archíve. Už žiadne listovanie stoviek stránok a pátranie po informácii, ktorá je tam niekde skrytá. Základnou možnosťou digitálneho archívu je aj rýchle vyhľadávanie. Stačí napísať jedno - dve slová a systém okamžite ponúkne dokumenty, ktoré ho obsahujú. A je úplne jedno či tie včera spracované, alebo tie, ktoré ste tam pridali pred 10 timi rokmi.
Diskusie
Každý sa občas potrebuje kolegyne, kolegu opýtať čo ten ktorý údaj znamená. Na ktorý účet platbu uhradiť či ktorú účtovnú skupinu použiť. Všetky podobné dotazy môžete jednoducho napísať pomocou diskusie ku dokumentu. Kolegovia budú upozornený notifikáciou a radi vám Vašu otázku zodpovedajú. Celá diskusia samozrejme ostáva súčasťou dokumentu po celú dobu archivácie.
Online archív
Každý dokument, ktorý nahráte do systému DocFlow je okamžite archivovaný. Texty v ňom sú zdigitalizované a požadované údaje sú automaticky vyťažené pomocou umelej inteligencie. Vďaka tomuto v ňom môžete vyhľadávať potrebné informácie ihneď, ale kľudne aj o 20 rokov. Rýchlo, prehľadne a vďaka cloudovému riešeniu odkiaľkoľvek na počítači, tablete či mobile. Vaše údaje sú automaticky zálohované a preto sa nemusíte báť ich straty. V prípade záujmu, môžu byť automaticky zálohované aj iné miesto pomocou FTP, alebo jednoducho stiahnuteľné ako ZIP archív.
Podrobné filtre
Systém DocFlow Vám umožňuje využiť aj podrobné filtrovanie. Môžete napríklad hľadať konkrétny typ dokumentu alebo faktúry, ktoré ešte neboli uhradené. Môžete hľadať dokumenty patriace do zvoleného zdaňovacieho obdobia, alebo dokumenty, ktoré sú po splatnosti. Taktiež môžete zobraziť dokumenty pridelené na konkrétnu osobu, v konkrétom kroku. Alebo aj filtrovať podľa vlastných značiek či vyťažených údajov.
GDPR - Ochrana osobných údajov
Od 25. mája 2018 vstúpilo do účinnosti Nariadenie parlamentu a rady (EÚ) 2016/679 známe pod názvom GDPR. Týmto by sme Vás chceli uistiť, že k ochrane osobných údajov fyzických osôb pristupujeme s plnou vážnosťou a záleží nám na tom, aby boli osobné údaje starostlivo chránené.
Spoločnosť SoftOne, s.r.o, so sídlom Dolná Mičiná 98, 974 01 Banská Bystrica prevádzkuje službu DocFlow, ktorá slúži svojim zákazníkom na elektronické spracovanie dokumentov a ich archiváciu. Údaje, ktoré sú spoločnosťou zhromažďované, sú spracovávané iba pre účely na to oprávnené, po obmedzenú dobu a s využitím maximálneho zabezpečenia.
Kategórie spracovávaných údajov
Spracovávame nasledujúce osobné údaje:
- identifikačné údaje – titul, meno a priezvisko, užívateľské meno a heslo, IČO a DIČ, pokiaľ ste podnikateľ, a vašu funkciu v organizácii, pokiaľ zastupujete právnickú osobu, informácie o účasti na spoločnosti resp. funkcii
- údaje o objednaných službách – údaje objednaných služieb zo strany zákazníkov, spôsob platby vrátane čísla platobného účtu
- kontaktné údaje – údaje, na základe ktorých môžeme kontaktovať zákazníkov, ide najmä o e-mailovú adresa, telefónne číslo, adresa pre doručenie, fakturačná adresa
- platobné informácie – ako napr. číslo bankového účtu a výška spoplatnených služieb, produktov
Kategórie sprostredkovateľov či iných príjemcov údajov
Pri poskytovaní služieb sa občas obraciame na spolupracovníkov a odborníkov a tí môžu mať prístup aj k Vašim osobným údajom, ide najmä o tieto osoby:
- prevádzkovateľ špecializovaného softvéru a poskytovateľ IT služieb, spoločnosti podnikajúce v oblasti tvorby softvéru a IT služieb so sídlom v EÚ,
- spoločnosti poskytujúce nám dátové úložisko, so sídlom a servermi umiestnenými v EÚ,
- účtovní a daňoví poradcovia, spoločnosti so sídlom v Slovenskej republike,
- spoločnosti zabezpečujúce spracovanie platieb, banky so sídlom v EÚ a spoločnosti poskytujúce platobné služby so sídlom v EÚ,
- uplatňovanie právnych nárokov: spoločnosti, zaoberajúce sa vymáhaním pohľadávok, daňoví a finanční poradcovia, právni poradcovia, všetci so sídlom v EÚ.
Zdroje osobných údajov
Osobné údaje spracovávame z údajov, ktoré poskytnete pri objednávaní služieb alebo v rámci komunikácie s našou spoločnosťou.
Prenosy
Osobné údaje neprenášame mimo územia členských štátov Európskej únie ani medzinárodnej organizácie.
Odvolanie súhlasu
Ak údaje spracúvame na základe vášho súhlasu, máte právo tento súhlas kedykoľvek odvolať. Súhlas môžete odvolať emailom na adrese gdpr@docflow.ai. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracovania osobných údajov pred jeho odvolaním.
Zabezpečenie a ochrana osobných údajovv
Vaše osobné údaje chránime v maximálnej možnej miere pomocou moderných technológií. Prijali sme technické a organizačné opatrenia, ktoré údaje chránia pri prenose aj uložení, zabraňujú poškodeniu alebo zničeniu osobných údajov alebo neoprávnenému prístupu k nim. Tieto opatrenia pravidelne prehodnocujeme a aktualizujeme. Všetci naši zamestnanci a dodávatelia sú viazaní dohodami o mlčanlivosti. Pri prenose údajov používame šifrované komunikačné kanály. Zároveň sú všetci naši zamestnanci a dodávatelia viazaní dohodami o mlčanlivosti. Na uchovávanie a spracovávanie osobných údajov využívame cloudové služby v súlade s usmerneniami GDPR.