Vyťažovanie faktúr je proces, pomocou ktorého sa údaje z dokumentu (faktúry), pomocou špeciálneho softvéru automaticky prepíšu do vášho účtovného softvéru. Špeciálny softvér dokáže pomocou umelej inteligencie a ďalších moderných technológií rozpoznať potrebné údaje v dokumente ako je napríklad číslo faktúry, názov obchodného partnera, dátumy na faktúre, sumy na faktúre, variabilný symbol, účet na úhradu, fakturované položky. Nezáleží na tom, či faktúru máte v elektronickej podobe (napríklad vo formáte PDF, JPG, …) alebo v papierovej podobe.

Hlavné výhody sú:

• Obrovská úspora času rýchlejším spracovaním údajov,
• úspora peňazí pri nahradení človeka strojom a
• zníženie chybovosti pri prepisovaní údajov.

Workflow je možné zjednodušenie chápať ako postupnosť krokov, počas ktorej dokumenty, alebo úlohy sú presúvané od jedného účastníka k druhému pre ďalšie spracovanie. S praktickým využitím workflow sa môžeme stretnúť pri automatizácii podnikových procesov ako celku alebo ich častí, konkrétne napríklad aj v aplikovaní schvaľovacích procesov v rámci firemných dokumentov. Ak je workflow správne nastavený, tak dokáže podporiť zjednodušenie a zrýchlenie jednotlivých úloh, čo sprehľadňuje a zároveň urýchľuje celý proces. Workflow tak predstavuje zautomatizovanie podnikového procesu. Dokumenty, informácie a úlohy sa podľa určitých pravidiel odovzdávajú od jedného účastníka k druhému.

Už žiadne zdĺhavé pátranie po dokumente v šuplíkoch, šanonoch či dokonca v archíve. Už žiadne listovanie stoviek stránok a pátranie po informácii, ktorá je tam niekde skrytá. Základnou možnosťou digitálneho archívu je aj rýchle vyhľadávanie. Stačí napísať jedno - dve slová a systém okamžite ponúkne dokumenty, ktoré ho obsahujú. A je úplne jedno či tie včera spracované, alebo tie, ktoré ste tam pridali pred 10 timi rokmi.

Každý sa občas potrebuje kolegyne, kolegu opýtať čo ten ktorý údaj znamená. Na ktorý účet platbu uhradiť či ktorú účtovnú skupinu použiť. Všetky podobné dotazy môžete jednoducho napísať pomocou diskusie ku dokumentu. Kolegovia budú upozornený notifikáciou a radi vám Vašu otázku zodpovedajú. Celá diskusia samozrejme ostáva súčasťou dokumentu po celú dobu archivácie.

Každý dokument, ktorý nahráte do systému DocFlow je okamžite archivovaný. Texty v ňom sú zdigitalizované a požadované údaje sú automaticky vyťažené pomocou umelej inteligencie. Vďaka tomuto v ňom môžete vyhľadávať potrebné informácie ihneď, ale kľudne aj o 20 rokov. Rýchlo, prehľadne a vďaka cloudovému riešeniu odkiaľkoľvek na počítači, tablete či mobile. Vaše údaje sú automaticky zálohované a preto sa nemusíte báť ich straty. V prípade záujmu, môžu byť automaticky zálohované aj iné miesto pomocou FTP, alebo jednoducho stiahnuteľné ako ZIP archív.

Systém DocFlow Vám umožňuje využiť aj podrobné filtrovanie. Môžete napríklad hľadať konkrétny typ dokumentu alebo faktúry, ktoré ešte neboli uhradené. Môžete hľadať dokumenty patriace do zvoleného zdaňovacieho obdobia, alebo dokumenty, ktoré sú po splatnosti. Taktiež môžete zobraziť dokumenty pridelené na konkrétnu osobu, v konkrétom kroku. Alebo aj filtrovať podľa vlastných značiek či vyťažených údajov.