Automatické vyťažovanie údajov
Vyťažovanie faktúr je proces, pomocou ktorého sa údaje z dokumentu (faktúry), pomocou špeciálneho softvéru automaticky prepíšu do vášho účtovného softvéru. Špeciálny softvér dokáže pomocou umelej inteligencie a ďalších moderných technológií rozpoznať potrebné údaje v dokumente ako je napríklad číslo faktúry, názov obchodného partnera, dátumy na faktúre, sumy na faktúre, variabilný symbol, účet na úhradu, fakturované položky. Nezáleží na tom, či faktúru máte v elektronickej podobe (napríklad vo formáte PDF, JPG, …) alebo v papierovej podobe.
Hlavné výhody sú:
- Obrovská úspora času rýchlejším spracovaním údajov,
- úspora peňazí pri nahradení človeka strojom a
- zníženie chybovosti pri prepisovaní údajov.
Workflow
Workflow možné zjednodušenie chápať ako postupnosť krokov, počas ktorej dokumenty, alebo úlohy sú presúvané od jedného účastníka k druhému pre ďalšie spracovanie. S praktickým využitím workflow sa môžeme stretnúť pri automatizácii podnikových procesov ako celku alebo ich častí, konkrétne napríklad aj v aplikovaní schvaľovacích procesov v rámci firemných dokumentov. Ak je workflow správne nastavený, tak dokáže podporiť zjednodušenie a zrýchlenie jednotlivých úloh, čo sprehľadňuje a zároveň urýchľuje celý proces. Workflow tak predstavuje zautomatizovanie podnikového procesu. Dokumenty, informácie a úlohy sa podľa určitých pravidiel odovzdávajú od jedného účastníka k druhému.
Rýchle vyhľadávanie
Už žiadne zdĺhavé pátranie po dokumente v šuplíkoch, šanonoch či dokonca v archíve. Už žiadne listovanie stoviek stránok a pátranie po informácii, ktorá je tam niekde skrytá. Základnou možnosťou digitálneho archívu je aj rýchle vyhľadávanie. Stačí napísať jedno - dve slová a systém okamžite ponúkne dokumenty, ktoré ho obsahujú. A je úplne jedno či tie včera spracované, alebo tie, ktoré ste tam pridali pred 10 timi rokmi.
Diskusie
Každý sa občas potrebuje kolegyne, kolegu opýtať čo ten ktorý údaj znamená. Na ktorý účet platbu uhradiť či ktorú účtovnú skupinu použiť. Všetky podobné dotazy môžete jednoducho napísať pomocou diskusie ku dokumentu. Kolegovia budú upozornený notifikáciou a radi vám Vašu otázku zodpovedajú. Celá diskusia samozrejme ostáva súčasťou dokumentu po celú dobu archivácie.
Online archív
Každý dokument, ktorý nahráte do systému DocFlow je okamžite archivovaný. Texty v ňom sú zdigitalizované a požadované údaje sú automaticky vyťažené pomocou umelej inteligencie. Vďaka tomuto v ňom môžete vyhľadávať potrebné informácie ihneď, ale kľudne aj o 20 rokov. Rýchlo, prehľadne a vďaka cloudovému riešeniu odkiaľkoľvek na počítači, tablete či mobile. Vaše údaje sú automaticky zálohované a preto sa nemusíte báť ich straty. V prípade záujmu, môžu byť automaticky zálohované aj iné miesto pomocou FTP, alebo jednoducho stiahnuteľné ako ZIP archív.
Podrobné filtre
Systém DocFlow Vám umožňuje využiť aj podrobné filtrovanie. Môžete napríklad hľadať konkrétny typ dokumentu alebo faktúry, ktoré ešte neboli uhradené. Môžete hľadať dokumenty patriace do zvoleného zdaňovacieho obdobia, alebo dokumenty, ktoré sú po splatnosti. Taktiež môžete zobraziť dokumenty pridelené na konkrétnu osobu, v konkrétom kroku. Alebo aj filtrovať podľa vlastných značiek či vyťažených údajov.
Návrh riešenia digitalizácie
Každá stavba najskôr začína plánovaním
Cieľom projektu je identifikovať procesy spoločnosti, v ktorých sa manuálne spracovávajú papierové dokumenty a navrhnúť optimalizovanie týchto procesov pomocou digitalizácie. Konkrétny plán pre implementáciu digitalizácie, vedie k zvýšeniu efektivity, zníženiu nákladov a zlepšeniu bezpečnosti.
Projekt bude pozostávať z:
- analyzovania existujúcich procesov,
- návrhu optimalizácie,
- definovania nových digitálnych procesov,
- výberu vhodných technológií a nástrojov,
- návrhu implementácie v celom podniku.
Hlavné časti projektu
1
Identifikácia kľúčových procesov
Preskúmame hlavné procesy, ktoré sa v organizácii vykonávajú, a identifikujte tie, ktoré majú potenciál byť digitalizované a zvýšiť tak efektivitu a inovatívnosť v organizácii.
2
Mapovanie súčasného stavu
Posúdime súčasné technologické riešenia, systémy a nástroje, ktoré organizácia využíva. Zistíme, ako sú tieto technológie integrované do každodenných činností a akú mieru automatizácie dosahujú.
3
Zhromažďovanie dát
Zhromažďuje relevantné informácie o IT prostriedkoch organizácii, ako sú hardware, software, siete a databázy. Taktiež informácie o bezpečnosti údajov, o prístupe k údajom v spoločnosti a politike prideľovania prístupov.
4
Analýza a zistenia
Analyzujeme získané údaje a identifikuje problémy a nedostatky, ktoré môžu predstavovať riziko pre organizáciu. Medzi tieto zistenia môže patriť manuálna práca s informáciami, neefektívne postupy, nesprávne nastavenie systémov alebo nedostatky v oblasti bezpečnosti.
5
Identifikácia možností zlepšenia
Na základe analýzy súčasného stavu identifikujeme oblasti, kde by mohla byť digitalizácia a automatizácia zvýšená. Zohľadníme oblasti, ktoré sú náchylnejšie na chyby, kde môže byť produktivita zlepšená alebo kde môžu byť náklady znížené.
6
Správa a odporúčania
Po dokončení analýzy zostavíme správu, ktorá sumarizuje zistenia a poskytuje odporúčania na zlepšenie. Správa je zvyčajne predložená vedúcim predstaviteľom organizácie a relevantným oddeleniam, ktoré sú zodpovedné za implementáciu zmien.
7
Návrh riešení
Navrhneme konkrétne riešenia a opatrenia na zlepšenie digitalizácie a automatizácie v organizácii. Zohľadníme technologické inovácie, softvérové nástroje, zmeny v procesoch a školenia zamestnancov.
8
Plán implementácie
Zostavíme plán implementácie navrhovaných riešení, ktorý zohľadňuje časový rámec, zdroje, rozpočet a zodpovednosti jednotlivých zúčastnených strán.
Máte záujem digitalizovať Vaše procesy?
Zaregistrujte sa a náš pracovník Vás bude kontaktovať s ponukou projektu individuálneho riešenia pre Vašu spoločnosť.